Heeft u van VKG een e-mail ontvangen met het onderwerp ‘Wilt u het e-mailadres van uw klant controleren’? Dan hebben wij een melding ontvangen dat een e-mail met verzekeringsdocumenten mogelijk niet bij uw klant is afgeleverd.
Wat moet u doen?
Uw klant kan daarnaast:
Belangrijk: een delivery failure betekent dat VKG een melding van de mailprovider heeft ontvangen. VKG kan niet bij iedere delivery failure vaststellen of de e-mail uiteindelijk toch bij de klant is aangekomen.
Een delivery failure of afleveringsfout ontstaat wanneer de mailprovider meldt dat een e-mail niet kan worden afgeleverd. Zo’n melding wordt ook wel een bounce genoemd.
Er zijn twee soorten:
Hard bounce
Bij een hard bounce bestaat het gebruikte e-mailadres niet. VKG verwijdert dit e-mailadres uit het ePlus-extranet. De klant ontvangt de communicatie van VKG daarna per fysieke post. Zodra er weer een e-mailadres bekend is, worden de documenten weer per e-mail verstuurd.
Wat doet u?
Neem contact op met uw klant, vraag naar het juiste e-mailadres en vul dit in bij de klantgegevens in het ePlus-extranet.
Soft bounce
Bij een soft bounce bestaat het e-mailadres mogelijk nog wel, maar kan de e-mail om een andere reden niet worden afgeleverd. Mogelijke oorzaken zijn onder meer een spamfilter, een volle inbox, een inactieve domeinnaam, problemen met een doorzendservice of een time-out.
VKG verwijdert het e-mailadres pas na meerdere delivery-failure-meldingen uit ePlus-extranet. Daarna ontvangt de klant communicatie per fysieke post totdat er weer een e-mailadres bekend is.
Wat doet u?
Controleer met uw klant of het e-mailadres nog actueel is. Klopt het adres? Controleer dan samen de mailboxinstellingen en spamfilters.
Controleer samen met uw klant: of andere e-mails wel binnenkomen; of de e-mail in Ongewenste mail, Verwijderde items of het archief staat; of VKG als veilige afzender kan worden toegevoegd; of een e-mail van VKG als ‘Geen spam’ of ‘Niet ongewenst’ kan worden gemarkeerd.
VKG ontvangt de delivery failure automatisch van de mailprovider. VKG kan niet bij alle meldingen vaststellen of de e-mail uiteindelijk toch is aangekomen. Daarom ontvangt u de melding met het verzoek het e-mailadres met uw klant te controleren. Als uw klant bevestigt dat de e-mail is ontvangen, weet u dat het gebruikte e-mailadres klopt.
Controleer eerst of uw eigen e-mails wel bij de klant aankomen. Blijkt het e-mailadres onjuist, verwijder het dan ook uit uw ePlus-extranet. Probeer vervolgens via andere beschikbare contactgegevens met uw klant in contact te komen. Zodra u het juiste e-mailadres heeft, vult u dit in bij de klantgegevens in het ePlus-extranet.
E-mailadressen eenmaal per dag tussen verschillende systemen gesynchroniseerd. Een wijziging kan daardoor na de synchronisatie zijn uitgevoerd. Neem bij twijfel contact op met VKG via info@vkg.com. VKG kan controleren waardoor bij de verzending nog de oude gegevens zijn gebruikt. Deel het niet-afgeleverde document intussen alsnog met uw klant. Alle opvolgende digitale communicatie wordt verzonden naar het actuele e-mailadres.
Per e-mail
Uw klant kan via vkg.nl/digitaal kiezen voor digitale verzekeringspost en toestemming geven om verzekeringspost per e-mail te ontvangen.
Via Mijn Polismap
Uw klant kan verzekeringsdocumenten ook digitaal ontvangen via Mijn Polismap. Aanmelden kan via Mijn Polismap. De link van uw unieke persoonlijke polismap voor uw klanten vindt u op uw ePlus extranet via Instellingen > Algemeen > Digitale polismap.
Per post
Wil de klant uitsluitend fysieke post ontvangen? Dan kunt u of uw klant dit doorgeven via info@vkg.com. Of verwijder het e-mailadres bij de klantgegevens in uw ePlus-extranet.
Belangrijk om te weten: mogelijk gaan klanten voor papieren post een bijdrage per jaar betalen. Voorkom deze extra kosten en stimuleer uw klanten om over te stappen naar digitale post.
In het Overzicht documentstromen staat welk type document VKG via welk kanaal verstuurt en of het document naar de adviseur of de klant gaat.
Komt u er niet uit?
Neem dan gerust contact op met VKG via info@vkg.com