Conflicterende belangen

Wij verrichten volmacht werkzaamheden ten behoeve van diverse aanbieders en bemiddelen vanuit onze rol als Serviceprovider. De volmacht- en bemiddelingsactiviteiten zijn van elkaar gescheiden in verschillende rechtspersonen en bedrijfsprocessen. In verband met efficiency kunnen medewerkers echter werkzaamheden verrichten ten aanzien van beide activiteiten.

Doordat een medewerker zowel volmacht werkzaamheden als werkzaamheden voor Serviceproviding kan verrichten, kan het voorkomen dat er een conflicterende situatie ontstaat tussen de functie van gevolmachtigde en de functie van bemiddelaar. Om in geval van conflicterende situaties een zorgvuldige uitoefening van het bedrijf van gevolmachtigde of bemiddelaar te bewerkstelligen is het volgende beleid geformuleerd:

• Er is een scheiding aangebracht tussen de dagelijkse leiding van onze bemiddelingsactiviteiten en onze volmachtactiviteiten.
• In de AO/IB zijn procedures voor het accepteren en muteren van verzekeringen en de behandeling van schade beschreven. Deze procedures voorzien in duidelijk processtappen en controlemomenten, tevens is duidelijke functiescheiding aanwezig.
• Indien de processen, beschreven in de AO/IB, onvoldoende duidelijkheid geven over hoe in bepaalde situaties gehandeld dient te worden, beslist de feitelijke leider van het bedrijf.
• Van de processen in de AO/IB mag worden afgeweken indien de manager Bedrijfsbureau en de feitelijke leider van het bedrijf hier schriftelijk toestemming voor heeft gegeven. Indien de afwijking buiten de bevoegdheden van de verleende volmacht valt, mag worden afgeweken na schriftelijke toestemming van zowel de feitelijke leider en de volmachtgever.
• Wanneer het voorkomt dat er bij een schuldvraag tussen twee of meer cliënten een mogelijk conflict ontstaat wordt het desbetreffende dossier geheel of gedeeltelijk uit handen gegeven aan de betrokken volmachtgever.

In de volgende situaties kan sprake zijn van een conflicterende situatie:

• Onterechte acceptatie van een risico.
• Onterechte toestemming tot wijziging/royering van een verzekering.
• Onterecht prolongeren van verzekering.
• Onterecht uitbetalen van een niet gedekte schade.
• Onterecht een te laag premietarief hanteren of korting verlenen op de premie.
• Onterecht informatie achterhouden.

Indien er een vermoeden van fraude is, met betrekking tot de acceptatie of mutatie van verzekeringen of schade behandeling, zal het incidentenprotocol, zoals beschreven in de AO/IB, aangehouden worden.